請求書のペーパーレス化とは？メリット・デメリットから進め方まで解説

請求書のペーパーレス化とは、従来紙面で行っていた請求業務を電子データに置き換え、発行・受領・保存をデータ上で完結させていく取り組みです。本記事では、ペーパーレス化がもたらすコスト削減や業務効率化のメリット、電子帳簿保存法をはじめとする関連法規で求められる主な要件、そしてスムーズな移行を実現するための具体的な導入手順を整理します。

※本記事の内容は2026年8月執筆時点の情報に基づいて作成しております。

この記事の要約

• 請求書のペーパーレス化は印刷・郵送コストの削減につながり、テレワークの推進や検索性の向上も期待できる
• 導入時には初期費用が生じ、紙を希望する取引先への個別対応や業務フローの見直しが必要になる
• 電子データでの保存は、電子帳簿保存法が定める改ざん防止の措置と検索機能の要件を満たす必要がある
• 移行を成功させるには、事前の目的明確化と運用ルールの整備、取引先への丁寧な告知が重要になる
• 自社の会計ソフトと連携できるシステムの活用は有効な選択肢の一つであり、JIIMA認証の有無も判断材料になる

請求書のペーパーレス化とは

請求書のペーパーレス化は、単なる紙のデジタル化に留まらず、法改正の波と新しい働き方への対応手段として多くの企業で導入が進んでいます。

電子データで作成し送付する

請求書のペーパーレス化とは、紙を使用せず、PDFなどの電子データ形式で請求書を作成し、取引先へインターネット経由で送付・受領する仕組みです。手書きや表計算ソフトで作成した書類を印刷・封入する従来の手間を省き、バックオフィスの業務プロセスをデジタル化します。クラウドサービスやメールを使えば、距離に左右されず請求書をやり取りできます。

法改正や働き方の変化が背景にある

ペーパーレス化が推進される背景には、法制度の変化があります。2022年1月施行の改正では、税務署長の事前承認制度が廃止され、タイムスタンプや検索の要件も緩和されました。加えて、電子取引データは電子のまま保存することが義務づけられています。加えて、新型コロナウイルス感染症を契機に広がったテレワークという多様な働き方も、紙の請求書からの脱却を後押しする大きな要因となりました。オフィスに出社しなくても請求業務が滞りなく完結する体制づくりは、多くの企業で課題として認識されるようになっています。

参考：電子帳簿保存法が改正されました（令和3年度税制改正）｜国税庁

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化への移行は、物理的な費用の削減だけでなく、業務スピードの向上や柔軟な働き方の実現など、組織全体に幅広い好影響をもたらします。

印刷費や郵送コストを削減できる

ペーパーレス化の分かりやすい利点は、用紙代やインク代、専用の封筒代や切手代といった物理的なコストを削減できる点です。毎月の請求書発行件数が多い企業ほど、これらの経費削減効果は累積して表れやすくなります。

また、印紙税の課税対象は紙の文書に限られ、電磁的記録は課税文書に該当しません。請求書自体は原則として課税文書ではありませんが、請求業務に付随して発行する領収書（金銭の受取書）は、受取金額5万円以上の場合、紙であれば200円以上の収入印紙が必要です。これを電子データで交付すれば印紙代がかからないため、書類のやり取り全体を電子化する効果は印刷費・郵送費以外にも及びます。

参考：取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い｜国税庁

保管場所をなくし検索性を高める

電子データとして保存することで、紙の請求書を保管するためのキャビネットや倉庫などの物理的なスペースが不要になります。さらに、ファイル名や取引日、金額といった条件で瞬時に検索できるため、過去の請求書を探し出す時間を短縮しやすい点が特徴です。監査の対応や取引先からの問い合わせを受けた際にも、該当する書類を画面上で速やかに提示しやすくなります。

修正や再発行にすぐ対応できる

金額や宛名の記載ミスが発覚した際にも、電子データであれば修正と再送付を当日中に済ませられるケースも少なくありません。紙の請求書のように、破棄の依頼をしてから印刷し直し、再度郵送の手配を行うといったタイムラグを抑えられます。取引先の月次決算を意図せず遅らせてしまうリスクを抑えられるため、請求内容の確定から入金確認までの流れも滞りにくくなります。

請求書や稟議書などをPDF形式で出力したい場合は、RapidTableの「ドキュメント・デザイナー機能」も参考になります。

テレワークなどの働き方を促す

請求書の発行から承認、送付までの全工程をオンライン上で完結させることで、経理担当者のテレワーク実施を後押しします。印刷や郵送、押印のためだけに出社を余儀なくされる状況を解消できる点は、働き方改革を進めるうえでの大きな一歩となるでしょう。場所にとらわれない柔軟な勤務体系の実現は、優秀な人材の確保や従業員満足度の向上にも寄与していくと考えられます。

参考：総務省｜ICT利活用の促進｜テレワークの推進

導入時に想定されるデメリット

電子化には多くの利点がある一方で、システム費用や取引先への個別対応など、移行に伴う一時的なハードルも存在します。

システム導入や運用に費用がかかる

専用の請求書発行システムを導入する場合、初期費用や月額の利用料金といったランニングコストが発生します。既存の紙運用から移行するにあたり、削減できる郵送コストや人件費と、新たに生じるシステム費用を比較し、費用対効果を試算しておくことが重要です。長期的には業務効率化の効果が期待できますが、短期的な出費が生じる点は事前に押さえておきたい要点です。

紙での送付を希望する取引先もいる

自社がペーパーレス化に踏み切ったとしても、電子取引に対応していない取引先からは従来どおり紙の請求書を求められるケースがあります。すべての取引先を一斉に電子化することは難しいため、当面は電子データと紙の送付を並行して運用する体制が必要になるケースもあるでしょう。相手企業の状況に合わせて柔軟に対応しつつ、段階的に移行を促すアプローチが求められます。

導入に合わせて業務フローを変更する

システムの導入や新しい送付方法の採用に伴い、社内の承認ルートや請求データ作成の手順を抜本的に見直しが避けられません。従来のやり方に慣れた従業員からは戸惑いの声が上がることも予想されるため、マニュアルの作成や事前の研修を通じた丁寧なサポートが求められます。一時的に現場の負担が増加する期間を乗り越えるためにも、十分な準備期間を設けておくことが移行をスムーズに進めるポイントです。

関わりのある法律は？

電子取引データを保存する場合には、電子帳簿保存法で定められた保存要件を確認する必要があります。いずれも複数の対応方法が用意されているため、自社の運用に合う手段を選ぶ視点が求められます。

電子帳簿保存法の保存要件を満たす

電子データでやり取りした請求書は、電子帳簿保存法が定める「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす状態で保存しなければなりません。真実性の確保は、①タイムスタンプが付与されたデータの受領、②受領後のタイムスタンプ付与、③訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、④訂正・削除防止に関する事務処理規程の備付けのいずれかを満たせば足ります。可視性の確保では、取引年月日その他の日付・取引金額・取引先の3項目で検索できる機能などが求められます。2023年末に宥恕措置が終了し、2024年1月以降は電子取引データを紙のみで保存することが認められません（相当の理由がある場合の猶予措置は別途設けられています）。

参考：電子取引データの保存方法をご確認ください｜国税庁／参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

インボイス制度の記載項目に対応する

2023年10月に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）のもとでは、消費税の仕入税額控除を受けるために所定の記載項目を満たさなければなりません。従来の請求書フォーマットに加え、適格請求書発行事業者の登録番号や適用税率、税率ごとに区分した消費税額などを正確に記載する対応が求められます。ペーパーレス化を進める際にも、導入するシステムがこれらのフォーマット要件に自動対応しているかを確認することが重要です。

参考：インボイス制度について｜国税庁

ペーパーレス化を進める手順

システム選びから取引先への告知まで、抜け漏れなく段階的に準備を進めることがスムーズな移行を実現します。

導入する目的と必要な機能を決める

ペーパーレス化を通じて達成したい具体的な目標を定め、それに合致する機能を持つシステムを絞り込む作業から始めます。「郵送コストを削減したい」「既存の販売管理ソフトと連携したい」「電子帳簿保存法に完全対応したい」など、自社の課題を明確にすることが先決です。要件定義を怠ると、不要な機能に多額のコストを支払ったり、肝心な連携ができなかったりといった失敗を招く傾向があります。

社内の新しい運用ルールを整備する

システムの選定と並行して、担当者の役割分担や承認フロー、イレギュラー発生時の対応手順などをまとめた運用ルールを構築します。とくに、データの保存場所やファイル名の命名規則を統一しておかなければ、後から特定の請求書を探し出す際に混乱が生じかねません。誰もが迷わず操作できるよう、画面のスクリーンショットを交えた分かりやすいマニュアルを用意しておく手法が効果的です。

移行する旨を取引先へ事前に告知する

請求書の送付方法を電子データに切り替える際は、十分な猶予期間を設けて取引先へ事前に案内文を送付し、了承を得るプロセスが必要です。いきなりメールで送付を始めると、見落としによる支払遅延や、スパムメールと誤認されるなどのトラブルに発展する恐れを否定できません。電子化の開始時期に加え、「取引先にとっても受領が早くなる」といった相手側のメリットも併記することで、スムーズな同意を引き出しやすくなる傾向が見られます。

紙を希望する取引先への対応を決める

告知後に、社内規定などを理由として引き続き紙の請求書を希望する取引先が出てくることを想定し、対応方針を先に決めておきます。電子データと紙の運用が混在すると管理が煩雑になるため、専用システムを利用して一元管理し、システム側から紙の郵送を代行するサービスを活用するのも一つの手段です。自社内で印刷から封入までを継続する場合は、対応する専任者を決めて業務の抜け漏れを防ぐ工夫が求められます。

ペーパーレス化を実現する方法

請求書のペーパーレス化には、大きく3つのアプローチがあります。手作業でのメール送付、請求書発行に特化した専用システムの導入、ノーコードのデータベースによる自社仕様の構築です。自社の規模や予算、既存の業務フローに応じて選択します。

PDFデータを作成してメールで送る

表計算ソフトなどで作成した請求書をPDF形式に変換し、パスワードを設定したうえで取引先の担当者へメールで直接送付する手法です。手軽に始められ、新たなシステム利用料がかからない反面、送信先の間違いや添付漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい側面を持ち合わせています。また、送付した請求書の控えを電子取引データとして保存する必要があるため、電子帳簿保存法の要件を自力で満たすための事務処理規程を整備する手間がかかる点にも注意が必要です。

専用システムを導入して自動化する

クラウド型の請求書発行システムを契約し、作成から送付、控えの保存までの一連のプロセスをシステム上で自動化する方法です。取引先の情報を一度登録しておけば、毎月決まったタイミングで正確に請求書が自動配信されるため、経理業務の工数削減につながりやすい点が強みです。

クラウド型のサービスでは法改正に応じたアップデートが提供されるケースが多い一方、対応範囲や時期は製品ごとに異なります。契約前に対応方針を確認しておくと安心です。また、入力項目や承認ルートは製品ごとにあらかじめ定められているため、自社独自の管理項目や複数段階の承認を再現しきれないケースもあります。既製の仕様が自社の運用に合わない場合は、次に紹介する手法も併せて検討してみてください。

ノーコードのデータベースで自社仕様の仕組みを構築する

プログラミングの知識を必要とせず、画面上の操作でデータベースや入力フォームを設計できる「ノーコード・ローコード」のデータベース製品を活用する手法もあります。請求金額や支払期日といった管理項目を自社の運用に合わせて定義し、請求書のPDFなどの関連ファイルや段階的な承認の記録までを同じ基盤に集約できる点が特徴です。

既製の請求書発行システムのように機能が固定されていないため、法改正や社内フローの変更が生じた際にも、担当者自身が項目や承認ルートを組み替えて運用を継続できます。自社の請求書フォーマットや承認ルートを再現できるかは、機能資料や無料デモで事前に確認しておくと安心です。

【関連記事】ノーコードとは？ローコードとの違いやメリット・デメリット、活用のポイントを解説|RapidTable

自社に合うシステムの選び方は？

導入後に期待通りの効果を得るためには、既存システムとの親和性や法改正への対応力に加え、自社の運用変更にどこまで追随できるかを厳格にチェックすることが重要です。

既存の社内システムと連携できるか

新しく導入する請求書システムが、自社で現在稼働している販売管理システムや会計ソフトとスムーズにデータ連携できるかを確認しておくことが重要です。API連携やCSVファイルのインポートによって取引データをそのまま引き継げれば、請求内容を二重に入力する手間の削減と、入力ミスの抑制につながります。連携機能が乏しいシステムを選んでしまうと、かえって手作業の転記工程が増加し、業務効率を低下させる要因になりかねません。

法改正の要件に正しく対応しているか

システムが電子帳簿保存法における改ざん防止の措置や検索機能の確保に対応しているかを、事前にチェックしておきましょう。併せて、インボイス制度が定める適格請求書の記載項目や、税率ごとに区分した消費税額を正しく出力できるかも併せて確認しておくと安心です。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、ソフトウェアの機能仕様が電子帳簿保存法の要件を満たすかを審査して認証する「JIIMA認証」は判断材料のひとつです。ただし機能以外の要件（事務処理関係書類の備付け等）は別途満たす必要があり、認証の有無だけで選定を決める必要はありません。前述の「真実性」「可視性」の要件を1つずつ照合していけば、汎用のデータベース製品を活用する形でも、法令に準拠した保存体制を整えることが可能です。

参考：JIIMA認証制度|JIIMA公式サイト

自社で項目や承認フローを変更できるか

導入時点の要件を満たしているだけでなく、その後の法改正や組織変更に合わせて設定を変更できるかどうかが、長期的な運用を左右します。管理項目の追加や承認ルートの組み替えが自社側の操作で完結するのか、ベンダーへの改修依頼が必要になるのかを、見積もり時点で確認しておきましょう。改修依頼が前提の製品では、変更のたびに追加費用と待ち時間が発生する場合があります。

とくに、拠点追加や取引先の増加、承認段階の変更といった将来の運用変更が想定される場合は、設定変更を自社側で完結できるかどうかを選定時のチェック項目に含めておくと安心です。用途を請求書に限定しないノーコードのデータベース製品であれば、請求フローの変更にも同じ基盤のまま追随しやすくなります。

トラブル時のサポート体制は十分か

システムの不具合や操作方法に関する疑問が生じた際に、迅速かつ的確なサポートを受けられる体制が整っているかを見極めます。とくに導入の初期段階では設定方法や取引先への連携でつまずくケースが多いため、電話やチャットによる窓口が用意されているかどうかが重要です。自社の担当者だけでなく、請求書を受領する取引先からの問い合わせにも対応してくれる窓口があれば、運用への不安を大きく軽減できると考えられます。

まとめ

請求書のペーパーレス化は、郵送コストの削減やテレワークの推進につながる一方で、初期費用や紙を希望する取引先への対応といった課題も伴います。導入を成功させるには、目的と必要な機能の整理、運用ルールの整備、取引先への事前告知という手順を踏みながら、電子帳簿保存法やインボイス制度の要件を満たす仕組みを整えることが重要です。そのうえで、請求データと請求書ファイル、承認の履歴が別々のツールに分散したままでは、取引先ごとの紙と電子の仕分けも重なり、経理担当者の負担はかえって増大しかねません。

解決の鍵は、請求データと請求書ファイル、承認の履歴を一つの基盤に集約し、自社の業務フローに合わせて運用を組み替えられる環境を整えることです。ノーコードのデータベース製品「RapidTable」なら、既製の請求書発行システムでは再現しきれない管理項目や承認ルートも、自社仕様の請求管理の仕組みとして構築できます。法改正や社内フローの変更にも担当者自身で対応できるため、まずは自社の運用に合うかどうかお気軽にご相談ください。