前回（ファイル共有アプリの作成編②）に引き続き、ファイル共有アプリについて紹介していきます。
今回はメール送信時の承認・確認フローを設定することで、安心・安全な業務運用を行うための設定です。
誤送信は、宛先の間違いから添付ファイルの漏れや間違い、内容の不備・過不足など多岐に渡ります。
このような誤送信を防止するために、メール送信前のダブルチェックや上長承認などの運用フローでカバーすることは少なくないかと思います。
RapidTableのメーリングリスト機能でもこのような課題をシステム的に解決することが可能です。
RapidTableにおけるメーリングリストの承認設定では、最終的に受信者へ送るメールの内容や共有するファイルと全く同じものを承認者がレビューできるため、最大限ヒューマンエラーを減らすことができます。
また承認ステップの上限・下限がないため、企業の承認ルールをそのまま反映することができます。
承認設定方法
今回は、メーリングリストの「承認設定」項目を編集していきます。
承認設定では、承認を依頼する 承認依頼者と、承認を行う 承認担当者をそれぞれ設定していきます。
初期設定では、承認担当者がいない（＝承認設定がない）状態ですので、承認セクションの右側にある追加ボタン（＋）で、承認担当者を追加します。
尚、承認ステップが複数ある場合には、必要な分だけ追加ボタンで担当者を追加してください。
承認担当者は、アサインできるユーザーをプルダウンから選択することができます。また、承認の状態を管理するための項目（フィールド）は、「フィールドの作成」ボタンを押下することで、自動的に設定が完了します。
承認設定後、承認依頼を送ることができます。
メーリングリスト画面右上の「承認依頼」ボタンを押下することで、承認担当者としてアサインされたユーザーへ承認依頼が送信されます。
特定の送信先にだけ承認依頼を送りたい場合は、スプレッドシート画面から個別に承認依頼を送ることも可能です。
承認者は承認依頼メールからダウンロード画面にアクセスし、共有ファイルの受信者が受け取る予定のファイルやメッセージを確認します。
受信者と違う点は、ダウンロード画面にレビュー結果を編集するセクションが表示されています。
確認した内容をもとに「承認（＝送信可能と判断）」「差戻し（＝要修正点あり）」「却下（＝送信は許可できない）」を選択するとともに、コメントを記入し送信ボタンを押すと、担当者へ結果が送り返されます。
今回はメール誤送信を防止するための承認・確認フローの設定方法について紹介しました。
次回はドキュメント・デザイナー機能と連携した帳票の自動生成＆一括送信についてご案内します。